Der Begriff Zeitmanagement ist eigentlich ein Widerspruch in sich, denn genau genommen kann man die Zeit nicht managen. Managen kann man nur sich selbst und seine Aktivitäten. Es geht also nicht darum, mit größerer und stärkerer Technik die Arbeit noch schneller zu erledigen, sondern darum, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen und Prioritäten zu setzen.
Mit Zeitmanagement zu mehr Zeit
Seit Jahren schon ist das Thema Zeitmanagement, auch in der Landwirtschaft, in aller Munde. Es wird viel diskutiert über Effizienz- und Leistungssteigerung, um die vorhandene Zeit noch besser zu nutzen. Den Begriff Zeitmanagement immer nur im Zusammenhang mit einer Produktions- beziehungsweise Effizienzsteigerung zu verwenden, ist allerdings falsch.
Prioritätenmanagement und Zielsetzung
Prioritätenmanagement macht jeder von uns täglich, häufig ganz unbewusst. Ein Beispiel dazu: Wenn es mir beispielsweise wichtig ist, am Donnerstag um 19.30 Uhr zur Kirchenchorprobe zu gehen oder auf dem Hochstand zu sitzen, dann werde ich es mit sehr großer Wahrscheinlichkeit schaffen, rechtzeitig dort zu sein. Da mir diese Dinge sehr wichtig sind, setze ich alle Hebel in Bewegung und organisiere den Tagesablauf so, dass ich es schaffe. Es funktioniert deshalb, weil ich ein konkretes Ziel vor Augen habe.
Das heißt, wer wirklich Zeit einsparen will, muss sich zuerst ein Ziel setzen. Aber nicht: "Ich will weniger arbeiten!“ oder "Ich will mehr verdienen!“. Das sind zwar Dinge, die grundsätzlich jeder gerne möchte. Hierbei handelt es sich aber nicht um eine konkrete Zielformulierung, sondern lediglich um schwammige Absichtserklärungen. Diese wagen Formulierungen bewirken aber kaum Veränderungen. Man muss sich selbst konkrete Grenzen und Ziele setzen. Zum Beispiel: "Um 19.30 Uhr will ich die Chorprobe besuchen.“ Nur so kann man sich selbst motivieren, effizienter zu werden und weniger Zeit für notwendige Arbeiten zu verbrauchen. Auf den landwirtschaftlichen Betrieb bezogen bedeutet dies, dass die Verbesserung der Technik nicht der Ausgangspunkt der Überlegungen ist, sondern nur eine zwangsläufige Folge sein kann.
Das heißt, wer wirklich Zeit einsparen will, muss sich zuerst ein Ziel setzen. Aber nicht: "Ich will weniger arbeiten!“ oder "Ich will mehr verdienen!“. Das sind zwar Dinge, die grundsätzlich jeder gerne möchte. Hierbei handelt es sich aber nicht um eine konkrete Zielformulierung, sondern lediglich um schwammige Absichtserklärungen. Diese wagen Formulierungen bewirken aber kaum Veränderungen. Man muss sich selbst konkrete Grenzen und Ziele setzen. Zum Beispiel: "Um 19.30 Uhr will ich die Chorprobe besuchen.“ Nur so kann man sich selbst motivieren, effizienter zu werden und weniger Zeit für notwendige Arbeiten zu verbrauchen. Auf den landwirtschaftlichen Betrieb bezogen bedeutet dies, dass die Verbesserung der Technik nicht der Ausgangspunkt der Überlegungen ist, sondern nur eine zwangsläufige Folge sein kann.
Was du heute kannst besorgen...
Um mit Zeitproblemen fertig zu werden, ist es wichtig, die Neigung, Dinge vor sich herzuschieben, zu bekämpfen. In der Hoffnung, dass sich Manches vielleicht von selbst erledigt, zögert man Unangenehmes oftmals so lange wie möglich hinaus. Manchmal funktioniert dies vielleicht sogar, im Regelfall ist es jedoch so, dass sich außer einem unangenehmen Gefühl und dem "künstlichen erzeugten Stress“ nicht viel tut.
Doch welche Angelegenheiten schieben wir vor uns her? Meist sind es unangenehme Tätigkeiten oder Arbeiten, die fürs erste einfach verschiebbar sind. Jedem fallen auf Anhieb sicher einige Beispiele ein, auf die das zutrifft. Eine Steuererklärung, Wartungsarbeiten und so weiter - Dinge die zwar notwendig, aber fürs Erste noch nicht dringend sind. Mit der Zeit nimmt die Dringlichkeit jedoch zu und plötzlich ist diese Aufgabe nicht mehr nur wichtig, sondern auch noch dringend.
Interessanterweise werden jedoch nicht nur unangenehme Dinge verschoben, sondern auch durchaus angenehme Tätigkeiten, wie beispielsweise Zeit mit der Familie zu verbringen oder einem Hobby nachzugehen. Oft ganz einfach deshalb, weil es leicht ist, diese Dinge zu verschieben. Das hängt häufig mit einem fehlenden Prioritätenmanagement zusammen. So schließt sich der Kreis wieder, und es zeigt sich, wie wichtig Planung für unser Zeitmanagement ist. Vor allem die wichtigen Dinge - angenehme wie unangenehme - sollte man rechtzeitig planen, bevor sie dringend werden. Um die Planung zu erleichtern, ist es wichtig, entsprechend zu differenzieren
Doch welche Angelegenheiten schieben wir vor uns her? Meist sind es unangenehme Tätigkeiten oder Arbeiten, die fürs erste einfach verschiebbar sind. Jedem fallen auf Anhieb sicher einige Beispiele ein, auf die das zutrifft. Eine Steuererklärung, Wartungsarbeiten und so weiter - Dinge die zwar notwendig, aber fürs Erste noch nicht dringend sind. Mit der Zeit nimmt die Dringlichkeit jedoch zu und plötzlich ist diese Aufgabe nicht mehr nur wichtig, sondern auch noch dringend.
Interessanterweise werden jedoch nicht nur unangenehme Dinge verschoben, sondern auch durchaus angenehme Tätigkeiten, wie beispielsweise Zeit mit der Familie zu verbringen oder einem Hobby nachzugehen. Oft ganz einfach deshalb, weil es leicht ist, diese Dinge zu verschieben. Das hängt häufig mit einem fehlenden Prioritätenmanagement zusammen. So schließt sich der Kreis wieder, und es zeigt sich, wie wichtig Planung für unser Zeitmanagement ist. Vor allem die wichtigen Dinge - angenehme wie unangenehme - sollte man rechtzeitig planen, bevor sie dringend werden. Um die Planung zu erleichtern, ist es wichtig, entsprechend zu differenzieren
Mit der Eisenhower-Methode Prioritäten setzen
Zeit, alle Aufgaben, alle Tätigkeiten und alle Ziele im Leben können nach zwei Kategorien eingeteilt werden:
Nach Wichtigkeit: Das bedeutet, es gibt Tätigkeiten, die wichtig sind und solche, die eher als unwichtig einzustufen sind.
Nach Dringlichkeit: Dies bedeutet, es gibt Tätigkeiten die dringend sind und sofort erledigt werden müssen. Und es gibt solche, die nicht dringend sind, Dinge, die man verschieben kann.
Wesentlicher Faktor ist, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Es ist entscheidend, sich um die wichtigen Dinge zu kümmern. Die Eisenhower-Methode hilft bei dieser Differenzierung und ist einfach anzuwenden.
© Heigl/Luger |
Rechteck 1:
Hierzu zählen alle Tätigkeiten, die nicht verschoben werden können und noch dazu sehr wichtig sind. Beispiele sind Silieren, Pflanzenschutz und so weiter. Ein Verschieben dieser Tätigkeiten würde zu Einbußen in Ertrag und Qualität führen. Aber auch private Angelegenheiten können wichtig und dringend sein,wie zum Beispiel gesundheitliche Probleme.
Rechteck 2:
Alle wichtigen Arbeiten, die verschiebbar sind, egal ob angenehm oder unangenehm, gehören in dieses Rechteck. Sie sind nicht dringend, beispielsweise Buchhaltung und Steuererklärung. Diese Dinge sind planbar und müssen nicht unbedingt an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit erledigt werden.
Rechteck 3:
Dazu gehören alle dringenden, aber eigentlich unwichtigen Aufgaben, alles was unsere unmittelbare Aufmerksamkeit verlangt, wie der Besuch eines unangemeldeten Vertreters oder ein plötzlicher Telefonanruf. Diese Tätigkeiten erscheinen immer sehr dringend, obwohl sie es eigentlich nicht sind und halten uns von wirklich Wichtigem ab.
Rechteck 4:
Hier finden sich Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind – also alles was direkt im Papierkorb landen kann.
Ausschlaggebend sind somit die Tätigkeiten im zweiten Rechteck. Sie sind wichtig, können aber verschoben werden – was leider zu häufig gemacht wird. Eigentliches Zeitmanagement bedeutet somit, sich um die wichtigen Dinge zu kümmern, bevor diese dringend werden. Die Zeit für diese wichtigen Tätigkeiten gewinnt man aus dem dritten und vierten Rechteck, und zwar durch Streichen oder Delegieren von Unwichtigem. Die dafür notwendige Änderung des Blickwinkels ist nicht einfach, denn es geht um die Änderung von Einstellungen und nicht um die Änderung von Ernte- oder Stalltechnik. Dafür ist mehr erforderlich als das Ausfüllen einer Checkliste. Dazu braucht man eine gehörige Portion Selbstdisziplin, um es auch umzusetzen. Aber es lohnt sich sehr. Viele Landwirte haben diese Erkenntnisse bereits umgesetzt und daraus profitiert.
Ein Tag hat nun einmal nicht mehr als 24 Stunden. Einen Teil davon benötigen wir, um zu schlafen. Ziehen wir diesen Teil ab, so bleiben uns noch etwa 16 – 17 Stunden pro Tag. Diese Zeit können wir verbrauchen. Es liegt aber an uns, wie und wofür wir sie einsetzen. Zeitmanagement ist keine hochkomplizierte wissenschaftliche Angelegenheit. Beim Zeitmanagement geht es nur um strukturierte Planung und konsequente Umsetzung. So bleibt auch mehr Freizeit für die täglichen kleinen angenehmen Dinge des Lebens.
Hierzu zählen alle Tätigkeiten, die nicht verschoben werden können und noch dazu sehr wichtig sind. Beispiele sind Silieren, Pflanzenschutz und so weiter. Ein Verschieben dieser Tätigkeiten würde zu Einbußen in Ertrag und Qualität führen. Aber auch private Angelegenheiten können wichtig und dringend sein,wie zum Beispiel gesundheitliche Probleme.
Rechteck 2:
Alle wichtigen Arbeiten, die verschiebbar sind, egal ob angenehm oder unangenehm, gehören in dieses Rechteck. Sie sind nicht dringend, beispielsweise Buchhaltung und Steuererklärung. Diese Dinge sind planbar und müssen nicht unbedingt an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Uhrzeit erledigt werden.
Rechteck 3:
Dazu gehören alle dringenden, aber eigentlich unwichtigen Aufgaben, alles was unsere unmittelbare Aufmerksamkeit verlangt, wie der Besuch eines unangemeldeten Vertreters oder ein plötzlicher Telefonanruf. Diese Tätigkeiten erscheinen immer sehr dringend, obwohl sie es eigentlich nicht sind und halten uns von wirklich Wichtigem ab.
Rechteck 4:
Hier finden sich Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind – also alles was direkt im Papierkorb landen kann.
Ausschlaggebend sind somit die Tätigkeiten im zweiten Rechteck. Sie sind wichtig, können aber verschoben werden – was leider zu häufig gemacht wird. Eigentliches Zeitmanagement bedeutet somit, sich um die wichtigen Dinge zu kümmern, bevor diese dringend werden. Die Zeit für diese wichtigen Tätigkeiten gewinnt man aus dem dritten und vierten Rechteck, und zwar durch Streichen oder Delegieren von Unwichtigem. Die dafür notwendige Änderung des Blickwinkels ist nicht einfach, denn es geht um die Änderung von Einstellungen und nicht um die Änderung von Ernte- oder Stalltechnik. Dafür ist mehr erforderlich als das Ausfüllen einer Checkliste. Dazu braucht man eine gehörige Portion Selbstdisziplin, um es auch umzusetzen. Aber es lohnt sich sehr. Viele Landwirte haben diese Erkenntnisse bereits umgesetzt und daraus profitiert.
Ein Tag hat nun einmal nicht mehr als 24 Stunden. Einen Teil davon benötigen wir, um zu schlafen. Ziehen wir diesen Teil ab, so bleiben uns noch etwa 16 – 17 Stunden pro Tag. Diese Zeit können wir verbrauchen. Es liegt aber an uns, wie und wofür wir sie einsetzen. Zeitmanagement ist keine hochkomplizierte wissenschaftliche Angelegenheit. Beim Zeitmanagement geht es nur um strukturierte Planung und konsequente Umsetzung. So bleibt auch mehr Freizeit für die täglichen kleinen angenehmen Dinge des Lebens.
© Heigl/Luger |
Die persönliche Zeittorte (eine Woche = 120 Stunden)
Die "Zeittorte“ schafft einen Überblick über die derzeitige Zeiteinteilung und ist eine gute Basis für die künftige Zeitplanung. Bei Änderungen in der Zeiteinteilung sind immer deren Auswirkungen auf die begrenzt zur Verfügung stehende Gesamtzeit zu beachten. Wenn eine zusätzliche Tätigkeit oder Rolle hinzukommt, muss der dafür erforderliche Zeitbedarf von anderen Bereichen abgezogen werden. Das heißt, es müssen für eine Veränderung der Zeiteinteilung, zum Beispiel für eine optimale Zeittorte, auch entsprechende klare Ziele formuliert und auf dieser Basis Entscheidungen getroffen werden.